7 – Archiviazione
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Dopo i trenta o più minuti dedicati all’analisi della negoziazione (da solo o con la tua squadra) giunge il momento di archiviare tutte le informazioni in un database.
È forse il momento meno piacevole del metodo, quello probabilmente più “burocratico”, ma è una prassi che nel tempo troverai molto utile, perché ti permetterà di preparare le future negoziazioni con più rigore e risparmiando tempo, proprio perché avrai accesso immediato a una serie di informazioni utili.
Estratti da Nero Muove per Primo
Accedere in fase di preparazione al tuo archivio di “negoziazioni di successo” (che io ritengo tali anche quando non si arriva all’accordo) ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi e a comportarti al meglio. Inoltre, avrai molta più fiducia in te stesso, sarai più efficace e soddisfatto.
Non esiste un sistema migliore o peggiore; l’importante è che tu scelga un metodo di archiviazione… quello che preferisci. Personalmente, trovo congeniale un sistema che mi consenta di aggiungere facilmente la negoziazione appena conclusa al database, così da archiviarla.
Il mio consiglio è di utilizzare tutto il materiale preparatorio e quanto emerso nell’analisi post negoziazione; l’archiviazione è più funzionale se viene impostata con riferimenti incrociati a sezioni, in modo tale che sia possibile utilizzare criteri e parole chiave per l’estrazione di idee rapide, quando sarà necessario consultare il database per le future trattative.
Immagina di utilizzare un sistema che ti permetta di consultare le negoziazioni pregresse, che contenga tutte le informazioni in merito: potresti recuperare in un attimo tutto ciò che riguarda il partner negoziale che si siederà al tavolo, comprese le informazioni sulla sua personalità, il suo vissuto, gli hobbies, gli interessi, il suo stile di negoziazione, le strategie utilizzate, le emozioni, le cinque esigenze primarie e tanto altro… potresti addirittura avere in archivio una foto, per ricordarti subito di lui.
Pensa a un archivio che contenga le domande che hai utilizzato e quelle che ti sono state rivolte per comprendere interessi, necessità e opzioni, oppure gli strumenti che hai utilizzato per stimolare creatività e brainstorming.
E, ancora, prova a immaginare un luogo dove custodisci con cura tutti i tuoi Terms Sheet, consultabili e utilizzabili come punto di partenza per la preparazione di nuove negoziazioni.
Io trovo questo sistema molto funzionale, a maggior ragione se considero che può essere un sistema condiviso, e quindi fruibile da tutti i partecipanti alla negoziazione, o dai colleghi. Inoltre, riduce sensibilmente gli sprechi di carta e le spese necessarie per la stampa e l’archiviazione dei documenti (basti pensare all’annullamento dei costi dello spazio fisico necessario per costruire un archivio tradizionale). C’è poi una netta diminuzione del tempo necessario per gestire la classificazione del materiale e, ovviamente, per ricercarlo e consultarlo.